Электронная система ввода данных может быть запрограммирована на автоматическое создание уникального номера события при сохранении каждой новой записи. При использовании бумажных форм регистрации данных уникальный номер события должен быть присвоен каждому заполненному экземпляру формы.

Уникальный идентификационный номер лица

При вводе данных в электронную базу данных или заполнении бумажной формы регистрации данных информация, которая дает возможность прямо или косвенно идентифицировать человека (например, полное имя, номер полиса медицинского страхования или адрес проживания), должна быть закодирована в соответствии с законами страны о защите данных. Это позволяет гарантировать, что собранная информация не будет связана с личностью конкретного человека.

Например, для создания уникального идентификационного номера лица может использоваться описанный ниже принцип кодирования:.

−     инициалы, первые две буквы имени и последние две буквы фамилии или часть имени;

−   возраст или возрастная группа (например, любой возраст от 30 до 39 лет обозначается кодом 30);

−     год рождения;

−     почтовый индекс или его часть (например, первые две цифры).

При использовании такой стандартизованной системы коды будут иметь вид наподобие SH367810.

Необходимо избегать ситуаций с повторным использованием уникального кода.

Совет: электронная система ввода данных может выдавать предупреждение при повторном создании уникального кода

При использовании бумажных форм регистрации данных для создания уникальных идентификационных номеров лица может использоваться сгенерированный заранее список случайных кодов. Список, устанавливающий взаимосвязь между уникальным идентификационным номером лица и его медицинской картой, должен храниться в сейфе или регистрационном файле, находящемся под контролем медицинского учреждения. Необходимо обеспечить постоянную безопасность этого сейфа или файла; при использовании электронного формата файл должен быть защищен двойным паролем и зашифрован.

Стандартизованная система создания кодов должна быть конфиденциальной и известной только лицам, осуществляющим контроль над электронной базой данных. Аналогичная защита необходима для списка, устанавливающего взаимосвязь между личностью человека и случайно сгенерированным кодом при использовании бумажной системы.

В том случае, если закон о защите данных запрещает запись персональных данных без согласия человека, возможно согласование альтернативной процедуры анонимного кодирования в местном или национальном управлении защиты данных.